L’errore umano nella sicurezza informatica è causato dalle tensioni tra il modo in cui le persone lavorano e quello in cui funzionano i sistemi. Le password di lavoro vengono riutilizzate quando ci si aspetta che le persone ricordino troppe cose. Le credenziali passano via chat quando non esiste un modo approvato per condividerle rapidamente. Un accesso rischioso rimane aperto quando l’offboarding dipende dal fatto che qualcuno si ricordi di ogni account utilizzato da una persona.

La scelta non sicura è raramente intenzionale. Di solito accade perché il percorso più sicuro è più lento, confuso o non disponibile quando le persone ne hanno bisogno. Le pressioni quotidiane, come il rispetto di una scadenza, l’accedere da un nuovo dispositivo o l’ottenimento di un rapido accesso a uno strumento, possono spingere le persone verso scorciatoie più rischiose.

La sicurezza non dovrebbe basarsi solo sul fatto che i dipendenti ricordino le regole o facciano sempre la scelta giusta. La formazione ha un ruolo importante, ma deve essere supportata da strumenti, impostazioni predefinite e routine che rendano più semplice adottare comportamenti sicuri nel lavoro di tutti i giorni.

L’errore umano nella sicurezza informatica non è solo un problema dei dipendenti

L’errore umano è uno dei rischi più persistenti nella sicurezza informatica aziendale perché fa parte del lavoro quotidiano e non può essere facilmente corretto come un bug del software. Può manifestarsi in una password riutilizzata su più piattaforme, un link aperto in un’email convincente, un’autorizzazione concessa in modo troppo ampio o una credenziale condivisa in modo informale.

Il Cost of a Data Breach Report(nuova finestra) di IBM evidenzia l’impatto aziendale delle falle di sicurezza. Il report del 2025 indica che il costo medio globale di una violazione dei dati è di 4,4 milioni di USD e sottolinea come la sicurezza dell’identità sia un’area d’azione fondamentale. Per le aziende, la lezione è chiara: i controlli tecnici possono ridurre i rischi, ma non possono eliminare le decisioni umane sfruttate dagli aggressori quando le persone interagiscono con sistemi, account e punti di accesso.

L’errore umano è più grave quando l’azienda non ha un modo affidabile per contenerlo. Una password riutilizzata, un clic errato o un account con autorizzazioni eccessive possono capitare in qualsiasi azienda. Il danno aumenta quando non vi sono un sistema di Monitoraggio, l’obbligo di autenticazione a due fattori (2FA), una revisione degli accessi o un chiaro processo di segnalazione. In questi casi, il primo errore può essere commesso da una persona, ma l’esposizione reale deriva dalle falle del sistema.

Errori umani comuni nella sicurezza informatica

Gli errori dei dipendenti in materia di sicurezza informatica di solito sembrano ordinari dall’interno, perché si tratta solo di piccole decisioni prese durante giornate di lavoro intense.

Esempi comuni includono:

Riutilizzo delle password: i dipendenti riutilizzano una password familiare perché crearne e ricordarne una nuova può essere scomodo.

Fare clic su link di phishing: un messaggio sembra abbastanza legittimo, arriva al momento giusto o sembra provenire da un contatto attendibile.

Condividere le credenziali in modo informale: un collega ha bisogno di accedere, quindi qualcuno invia una password tramite chat, email o un documento condiviso attraverso un Canale non approvato e non sicuro.

Concessione di un accesso eccessivo: un Utente riceve ampie autorizzazioni perché è più veloce rispetto alla configurazione di un accesso limitato al suo ruolo o alle sue responsabilità specifiche (principle of least privilege)..

Ignorare le richieste di aggiornamento: un dispositivo o browser richiede un aggiornamento, ma il dipendente lo posticipa per evitare di interrompere il lavoro.

Utilizzo di strumenti di shadow IT: un team adotta uno strumento senza l’approvazione del reparto IT perché l’alternativa approvata è più lenta, manca di una funzionalità o è semplicemente sconosciuta.

Quando l’opzione sicura crea attrito o interrompe un’attività, è probabile che le persone prendano scorciatoie per continuare a lavorare. La sicurezza informatica deve tenere conto di come le persone si comportano effettivamente, non solo di come dovrebbero.

Le Policy che dipendono da un’attenzione illimitata, una memoria perfetta e una vigilanza costante contro le minacce alla sicurezza difficilmente funzionano. Le persone possono prendere decisioni sbagliate mentre gestiscono più attività contemporaneamente, spesso senza tutte le informazioni necessarie per riconoscere un rischio per la sicurezza informatica. Se la tua azienda desidera comportamenti più sicuri, devi creare una Policy di sicurezza informatica basata su come lavorano effettivamente i tuoi dipendenti.

La sola formazione non può risolvere l’errore umano

La formazione aiuta. I dipendenti devono sapere come funziona il phishing, come il riutilizzo delle password possa esporre la tua azienda ad attacchi di credential stuffing, come segnalare attività sospette e cosa si aspetta l’azienda da loro. Un’azienda del tutto priva di consapevolezza sulla sicurezza lascia le persone prive di contesto.

Ma la sola formazione non è sufficiente, perché non può risolvere il compromesso tra sicurezza e praticità. Se il percorso sicuro è più difficile di quello non sicuro, i dipendenti potrebbero preferire le scorciatoie. Non perché abbiano ignorato la formazione, ma perché l’ambiente di lavoro premia la rapidità, la reattività e la produttività.

Qualcuno potrebbe sapere che non dovrebbe riutilizzare una password, ma lo fa comunque se non ha un gestore di password. Le persone possono sapere che non devono condividere le credenziali in chat, ma lo fanno comunque se non esiste un modo semplice per condividere rapidamente l’accesso. Possono comprendere che l’autenticazione a due fattori è più sicura, ma la ignorano se la registrazione è facoltativa e nessuno effettua verifiche.

Una sessione di formazione può spiegare il rischio, ma non può eliminare la comodità. Ecco perché la sicurezza deve essere integrata nel flusso di lavoro. Un buon design della sicurezza riduce il numero di momenti in cui i dipendenti devono prendere decisioni ad alto rischio da soli. Offre loro impostazioni predefinite più sicure, prompt più chiari e meno motivi per improvvisare.

Rendi il comportamento sicuro quello predefinito

Il modo più efficace per ridurre l’errore umano è rimuovere le opportunità non necessarie per commettere errori. Un gestore di password aziendale è uno strumento eccellente sia per i dipendenti che per le aziende, in quanto può rendere il lavoro quotidiano più semplice e sicuro. Senza di esso, i dipendenti devono creare, ricordare e digitare le password autonomamente.

Ciò crea spazio per password deboli, riutilizzo, login dimenticati e un’archiviazione non sicura. Con Proton Pass for Business, le password forti possono essere generate, archiviate in modo sicuro e inserite automaticamente al bisogno.

Il riempimento automatico riduce inoltre il rischio perché previene gli attacchi di phishing. Quando le credenziali sono collegate al sito web corretto, lo strumento supporta un comportamento più sicuro senza richiedere al dipendente di ispezionare a memoria ogni link.

La condivisione sicura delle password funziona allo stesso modo. Se l’opzione approvata è rapida e semplice, ci sono meno motivi per incollare le credenziali in chat. Se l’accesso può essere condiviso tramite casseforti crittografate, l’azienda può ridurre la condivisione informale pur consentendo ai team di muoversi rapidamente.

L’obbligo della 2FA rimuove un altro punto decisionale. Quando la 2FA è facoltativa, i dipendenti potrebbero ritardare la configurazione o disattivarla se la ritengono scomoda. Quando è obbligatoria, invece, la tua azienda rimane protetta

Questo è il principio di progettazione alla base della riduzione del rischio di violazione dei dati dovuto a errori umani: non fare mai affidamento sul fatto che le persone scelgano perfettamente in condizioni imperfette. Al contrario, crea sistemi in cui la scelta più sicura sia già il percorso di minor resistenza.

Proton Pass for Business aiuta le aziende a trasformare il comportamento sicuro in un’opzione predefinita, rendendo le password complesse, la condivisione sicura, il riempimento automatico e il controllo delle credenziali più facili da usare nel lavoro quotidiano.

Perché gli errori relativi alle credenziali si diffondono così rapidamente

Gli errori relativi alle credenziali raramente rimangono isolati quando si verificano. Se qualcuno riutilizza una password, il rischio non si limita all’account creato quel giorno. Se, ad esempio, la stessa password protegge una piattaforma finanziaria, un servizio cloud o una console amministratore, una sola cattiva abitudine può esporre i sistemi collegati.

Lo stesso vale per l’accesso condiviso. In un piccolo team, inviare un login a un collega può sembrare innocuo, soprattutto quando si lavora rapidamente. Ma una volta che la credenziale esce da un sistema approvato, l’azienda perde il contesto: chi la possiede, dove è stata copiata, se è stata salvata altrove e se l’accesso debba essere ancora attivo settimane dopo.

La gestione delle credenziali è un modo pratico ed efficace per ridurre il rischio umano nella sicurezza informatica. Offre alla tua azienda un maggiore controllo su ciò che accade dopo un errore:

  • Le password forti e uniche riducono il riutilizzo.
  • Le casseforti crittografate tengono l’accesso al di fuori di canali non approvati e non sicuri, come chat e fogli di calcolo.
  • La 2FA riduce il rischio che una password rubata possa essere utilizzata per accedere a un account.
  • Le revisioni degli accessi aiutano a identificare e revocare le credenziali che non sono più necessarie.

La nostra guida alla protezione contro le violazioni dei dati per le aziende spiega come i controlli a più livelli riducano l’esposizione prima che si verifichi una violazione. Per le credenziali, questi livelli sono importanti perché le password spesso si interpongono tra il lavoro ordinario e i sistemi sensibili. Ciò è particolarmente rilevante per le startup e i team più piccoli, dove la velocità spesso determina il modo in cui l’accesso viene condiviso.

Le startup tecnologiche in cerca di consigli sulla sicurezza possono anche imparare dai comuni errori di sicurezza informatica che le aziende commettono all’inizio e dai passaggi che possono intraprendere per evitarli.

L’accesso non dovrebbe dipendere dalla memoria

L’errore umano diventa più probabile quando la sicurezza informatica dipende dal fatto che i dipendenti ricordino troppi dettagli. Il lavoro moderno può comportare decine di account, password, regole di accesso e richieste di sicurezza distribuiti su diversi strumenti. Un approccio migliore consiste nel ridurre tale onere ovunque sia possibile, integrando processi sicuri negli strumenti e nei flussi di lavoro che i dipendenti già utilizzano. Un modello migliore consiste nel ridurre lo sforzo di memoria ovunque sia possibile.

Con un gestore di password aziendale sicuro, i team possono generare password forti, archiviare le credenziali in casseforti crittografate, utilizzare il riempimento automatico, condividere l’accesso in modo sicuro, gestire le chiavi di accesso e utilizzare l’autenticazione a due fattori integrata. Le funzionalità di amministratore, come le Policy relative alle password, i report, i log, il controllo degli accessi in base al ruolo, il provisioning SCIM e le integrazioni SSO aiutano le aziende a gestire le credenziali riducendo la dipendenza da abitudini informali.

Lo strumento giusto cambia la forma del lavoro. Quando le persone dispongono di un modo approvato per creare, archiviare e condividere le credenziali, l’azienda non deve più fare affidamento su soluzioni alternative inventate da ciascuno.

Esamina i sistemi che circondano l’errore

Quando un dipendente commette un errore di sicurezza informatica (come compromettere una password), la tua azienda deve esaminare il sistema che ha consentito tale errore e quindi correggere tali condizioni.

Ecco alcune domande che devi farti:

  • Il dipendente utilizzava una password debole perché l’azienda non aveva un gestore di password?
  • Una credenziale è stata condivisa in chat perché non esisteva un processo di condivisione approvato?
  • Qualcuno ha mantenuto l’accesso dopo aver cambiato ruolo perché l’offboarding non era chiaro?
  • Un aggiornamento è stato ritardato perché alle persone non è stato concesso il tempo di riavviare i dispositivi in sicurezza?

Il dipendente potrebbe aver bisogno di supporto o guida, e una grave negligenza potrebbe comportare delle conseguenze, ma l’azienda deve anche correggere il flusso di lavoro, la Policy o la mancanza di funzionalità che hanno consentito il manifestarsi del rischio.

Il nostro report sulla sicurezza informatica delle PMI può aiutare le aziende a comprendere in che modo le piccole e medie imprese considerano i rischi e i controlli di sicurezza informatica. Per molti, la sfida consiste nel trasformare la consapevolezza in processi adatti al lavoro reale.

Modi pratici per ridurre l’errore umano nella sicurezza informatica

Ridurre l’errore umano nella sicurezza informatica richiede un ambiente migliore per le decisioni quotidiane. Inizia dalle aree in cui gli errori sono più comuni e più dannosi:

  • Utilizza un gestore di password aziendale in modo che i dipendenti non debbano creare, ricordare o archiviare manualmente le password.
  • Applica Policy relative alle password forti e incoraggia l’uso di password generate per gli account aziendali.
  • Attiva la 2FA per i sistemi sensibili e rendila obbligatoria dove il rischio è più elevato.
  • Sostituisci la condivisione informale delle credenziali con la condivisione tramite casseforti crittografate.
  • Verifica gli accessi quando le persone entrano in azienda, se ne vanno, cambiano ruolo o completano un progetto.
  • Mantieni software, browser e dispositivi aggiornati stabilendo aspettative chiare in merito alle richieste di aggiornamento.
  • Crea un processo di segnalazione semplice per email sospette, clic errati e quasi incidenti.
  • Parla degli errori senza attribuire colpe, in modo che i dipendenti segnalino i problemi prima che si aggravino.

I risultati migliori si ottengono quando l’azienda smette di considerare l’errore umano come un semplice problema di formazione. I dipendenti hanno bisogno di una guida, ma necessitano anche di processi facili da seguire, funzionalità di sicurezza che riducano le scorciatoie rischiose e una cultura in cui la segnalazione di un errore sia considerata parte della protezione dell’azienda e non un fallimento da nascondere.

Rendi il comportamento sicuro più semplice della scorciatoia

L’errore umano farà sempre parte della sicurezza informatica perché le persone faranno sempre parte dell’azienda. Avranno sempre bisogno di aprire messaggi, approvare accessi, creare account, condividere File, installare aggiornamenti e prendere decisioni. La sicurezza informatica della tua azienda non può semplicemente fare affidamento sul fatto che le persone intraprendano costantemente l’azione corretta, a meno che non sia anche quella più semplice.

Per le PMI, il cambiamento più utile consiste nel valutare dove le scorciatoie stiano diventando parte del flusso di lavoro. Questi pattern mostrano dove l’azienda può riprogettare il percorso attorno al dipendente: rendere le credenziali forti più facili da creare, mantenere l’accesso all’interno di casseforti controllate, richiedere una protezione più forte dove il rischio è più elevato e far sentire la segnalazione come un normale passaggio di sicurezza.

Con un gestore di password aziendale, i team possono rendere le abitudini di sicurezza relative alle credenziali più facili da seguire nel lavoro quotidiano.