Egal, ob dein Unternehmen vollständig remote oder hybrid arbeitet, du benötigst eine solide Remote-Arbeitsrichtlinie, die sensible Daten schützt. Das bedeutet, zu definieren, wer für Remote-Arbeit berechtigt ist, Kommunikationsregeln festzulegen und Schutzmaßnahmen zu ergreifen, um Bedrohungen zu mindern, die für geografisch verteilte Teams spezifisch sind.

Dieser Artikel betrachtet die Best Practices für eine erfolgreiche Remote-Arbeitsrichtlinie.

Was ist eine Remote-Arbeitsrichtlinie?

Eine Remote-Arbeits- oder Homeoffice-Richtlinie (WFH) ist ein formelles Dokument, das die Regeln für jeden definiert, der außerhalb des physischen Büros des Unternehmens arbeitet. Sie kann für Mitarbeiter, Berater, Auftragnehmer und jeden gelten, der Zugriff auf die internen Systeme oder proprietären Daten deiner Organisation hat.

Braucht dein Unternehmen eine Homeoffice-Richtlinie?

Es gibt viele gute Gründe, eine Remote-Arbeitskultur zu pflegen. Einer der bemerkenswertesten sind erweiterte Rekrutierungsmöglichkeiten. Top-Mitarbeiter erwarten Flexibilität, und Unternehmen, die diese bieten, können auf einen globalen Talentpool zugreifen.

Remote- oder Hybridarbeit kann auch einen erheblichen Produktivitätsschub und mehr Verantwortlichkeit bringen. Mitarbeitern die Freiheit zu geben, von zu Hause aus zu arbeiten, kann die Effizienz steigern und die Mitarbeiterbindung erhöhen. Für viele Organisationen senkt es auch die Gemeinkosten – weniger Bürofläche kann erhebliche Einsparungen bei Miete und Nebenkosten bedeuten.

But remote work is not without risk. Businesses operating over international borders have to juggle multiple tax and labor laws. Additionally, there is a significant increase in exposure to information security risks and insider threats.

Dennoch hilft eine solide Remote-Arbeitsrichtlinie, alle HR- und rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Und eine Richtlinie, die ein vom Unternehmen genehmigtes VPN für Remote-Arbeit, starke Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) vorschreibt, reduziert Schwachstellen.

Wesentliche Bestandteile einer Remote-Arbeitsrichtlinie

Eine Remote-Arbeitsrichtlinie sollte diese Schlüsselbereiche abdecken, um sowohl das Unternehmen als auch den Mitarbeiter zu schützen.

  • Berechtigung: Definiere Remote- und Hybrid-Rollen
  • Arbeitszeiten: Lege Online-Erwartungen fest
  • Kommunikation: Dokumentiere klare Antwortzeiten
  • Ausrüstung und Ausgaben: Erkläre, was das Unternehmen bereitstellt
  • Sicherheitsanforderungen: Setze VPN-Nutzung und ordnungsgemäßes Geräte-Management durch
  • Leistungsverfolgung: Habe klare Erfolgskennzahlen
  • Konform bleiben: Decke internationale Arbeits- und Steuergesetze ab

1. Homeoffice-Berechtigung

Einige Rollen erfordern eine Anwesenheit vor Ort (Empfangsmitarbeiter, Klempner, Ärzte) und Remote-Arbeit ist undurchführbar. Für andere ist der physische Standort nicht wesentlich. Eine Remote-Arbeitsrichtlinie sollte darlegen, welche Jobs qualifiziert sind, welche Bedingungen gelten und wie viele Homeoffice-Tage das Unternehmen erlaubt.

Beispiel: Berechtigte Mitarbeiter sind Vollzeitkräfte, die die Probezeit bestanden haben und deren Aufgaben nicht dadurch behindert werden, dass sie nicht im Büro sind.

Tipp: Stelle klar, wer keine Remote-Arbeit beantragen kann. Zum Beispiel Personen, die regelmäßigen persönlichen Kundenkontakt haben.

2. Arbeitszeiten und Verfügbarkeit

Remote-Arbeit kann die Grenze zwischen Zuhause und Büro verwischen. Setze Erwartungen im Voraus fest. Möchtest du feste Zeiten oder ist Flexibilität Teil der Vereinbarung? Wenn dein Team mehrere Zeitzonen umfasst, lege Überschneidungsfenster fest, in denen alle verfügbar sein sollten.

Beispiel: Mitarbeiter müssen von 10:00 bis 15:00 Uhr MEZ online sein, mit flexibler Arbeit außerhalb dieser Zeiten.

Tipp: Globale Teams können von täglichen oder wöchentlichen Updates statt einer Rund-um-die-Uhr-Überwachung profitieren.

3. Kommunikationsprotokolle

Eine Remote-Arbeitsrichtlinie muss ausdrücklich angeben, welche Software Mitarbeiter verwenden sollten, um mit Kollegen zu kommunizieren (E-Mail, Slack, Jira), und welche nicht erlaubt sind.

Lege klare Erwartungen für Antwortzeiten fest, um Stress zu verwalten und eine unhaltbare Always-On-Kultur zu vermeiden.

Beispiel: Mitarbeiter müssen während der Arbeitszeit innerhalb von 30 Minuten auf Slack-Nachrichten antworten.

Tipp: Definiere, welche Kanäle für dringende Probleme und welche für Routine-Updates sind. So wissen Teams, worauf sie ihre Aufmerksamkeit zuerst richten müssen.

4. Ausrüstung, Ausgaben und IT-Support

Eine Remote-Arbeitsrichtlinie sollte abdecken, was das Unternehmen bereitstellt und wofür Mitarbeiter selbst verantwortlich sind. Schließe Hardware, Software und Support ein. Sprich etwaige (oder fehlende) Kostenerstattungen für Internet, Telefonrechnungen oder Homeoffice-Ausrüstung an.

Beispiel: Das Unternehmen stellt einen Laptop und einen Monitor bereit. Mitarbeiter erhalten 15 $/Monat, um Internetkosten auszugleichen.

Tipp: Erstelle eine klare „Bring-your-own-Device“ (BYOD)-Richtlinie. Ohne klare Sicherheits- und Support-Richtlinien können persönliche Geräte schnell zu einem Haftungsrisiko werden.

5. Sicherheit und Datenschutz

Remote-Arbeit setzt Unternehmen neuen Cyberrisiken aus, aber eine klare Richtlinie kann diese reduzieren. Sie sollte beinhalten:

  1. Vom Unternehmen genehmigte Hardware und Software: Mitarbeiter sollten von der IT empfohlene Geräte und Apps verwenden, um Sicherheit und Kompatibilität zu gewährleisten.
  2. Verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung: Für alle Arbeitsplatzkonten muss 2FA aktiviert sein, zum Beispiel über eine Authenticator-App.
  3. Heimnetzwerksicherheit: Mitarbeiter sollten Standard-Router-Passwörter ändern und WPA2-Verschlüsselung aktivieren.
  4. Durchgesetzte VPN-Nutzung: Alle Remote-Verbindungen müssen ein Business VPN mit aktivierten „Always-on“- und „Kill Switch“-Funktionen verwenden.
  5. Kontrollierter Serverzugriff: Der Zugriff sollte auf die Ressourcen beschränkt sein, die jede Rolle benötigt.
  6. Verschlüsselte Konferenz-Tools: Remote-Meetings sollten Plattformen mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nutzen.
  7. Sichere Kommunikationskanäle: Geschäftliches Messaging und E-Mail sollten über Ende-zu-Ende-verschlüsselte Dienste wie Signal und Proton Mail laufen.

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Tipp: Unterschätze Sicherheit nicht. Ein einziges Datenleck könnte weit mehr kosten als die Gesamtkosten aller anderen Einträge in deiner Remote-Arbeitsrichtlinie zusammen.

6. Leistungsmessung

Erfolg fair zu messen ist entscheidend, wenn Leute nicht im Büro sind.

Definiere, wie das Unternehmen Leistung verfolgen wird, ob durch KPIs, regelmäßiges Reporting oder Projektmeilensteine. Stelle klar, dass Ergebnisse wichtiger sind als abgesessene Stunden.

Beispiel: Remote-Mitarbeiter müssen vereinbarte Projektfristen einhalten und ihrem Manager ein wöchentliches Update geben.

Tipp: Vermeide überwachungsintensive Überwachungs-Tools. Sie können Vertrauen und Moral schaden und verbessern die Produktivität normalerweise nicht.

7. Compliance, Haftung und Gesundheitsschutz

Remote bedeutet nicht befreit. Eine Remote-Arbeitsrichtlinie muss Arbeitsgesetze, steuerliche Verpflichtungen und Anforderungen an Gesundheit und Sicherheit abdecken. Im Falle von Non-Compliance-Problemen, definiere, wie das Unternehmen Haftungsbedenken handhaben wird.

Beispiel: Mitarbeiter müssen einen sicheren Arbeitsplatz gewährleisten und Vorfälle innerhalb von 24 Stunden der Personalabteilung melden.

Tipp: Binde HR, Recht und IT ein, wenn du diesen Abschnitt entwirfst. Das reduziert das Risiko, Verpflichtungen zu übersehen, die später Probleme verursachen könnten.

Beispiele für Remote-Arbeitsrichtlinien

Unternehmen gehen Remote-Arbeit im Allgemeinen auf eine von drei Arten an.

Vor Ort

Am besten geeignet für regulierte Branchen, in denen Compliance und strenge Kontrolle entscheidend sind.

  • Feste Arbeitszeiten von 9 bis 17 Uhr
  • Begrenzte Homeoffice-Flexibilität
  • Starke Geräteüberwachung

Hybrid oder flexibel

Für Unternehmen, die persönliche Zusammenarbeit benötigen, aber auch eine gesunde Work-Life-Balance der Mitarbeiter unterstützen wollen.

  • Mitarbeiter können die Zeit zwischen Zuhause und Büro aufteilen
  • Kernarbeitszeiten mit flexiblen Start- und Endzeiten
  • Schwerpunkt auf starker Kommunikation und Reporting

Vollständig remote oder asynchron

Am besten für global verteilte Teams, die Produktivität und Erfolg über physische Anwesenheit stellen.

  • Teams arbeiten über mehrere Zeitzonen hinweg
  • Das Unternehmen beurteilt Leute nach Ergebnissen, nicht nach Stunden
  • Effektive Arbeit erfordert keine physischen Meetings

Vorlagen für Remote-Arbeitsrichtlinien

Diese decken die wichtigsten Grundsätze von Remote-Arbeitsrichtlinien ab. Kopiere diese Vorlagen und passe sie an deine geschäftlichen Anforderungen und deine Remote-Arbeitsrichtlinie an.

Vorlage 1: Grundlegende Remote-Arbeitsrichtlinie

Zweck: Bereitstellung allgemeiner Richtlinien für Mitarbeiter, die remote arbeiten.

Berechtigung: Mitarbeiter, die [X Monate] Probezeit absolviert haben, können beantragen, remote zu arbeiten. Ein Vorgesetzter muss Anfragen genehmigen. Rollen, die tägliche persönliche Kundeninteraktion oder physische Anwesenheit erfordern, sind nicht berechtigt.

Arbeitszeiten: Mitarbeiter müssen vertraglich vereinbarte Stunden einhalten und während [Kernarbeitszeiten] verfügbar sein. Flexibilität ist außerhalb dieser Zeiten erlaubt, wenn dies im Voraus vereinbart wurde.

Kommunikation: Von Mitarbeitern wird erwartet, dass sie während der Arbeitszeit über [Slack/E-Mail/Telefon] erreichbar bleiben und an allen geplanten Meetings teilnehmen. Dringende Angelegenheiten sollten über [bevorzugten Kanal] kommuniziert werden.

Ausrüstung: Das Unternehmen stellt einen [Laptop/Monitor] bereit. Mitarbeiter müssen eine stabile Internetverbindung und einen sicheren Arbeitsplatz bereitstellen, der es ihnen ermöglicht, ihre Aufgaben ohne Unterbrechung zu erfüllen.

Sicherheit: Mitarbeiter müssen sich über Proton VPN mit Unternehmenssystemen verbinden und die Funktionen „Always-on“ und „Kill Switch“ aktivieren. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist für alle Arbeitsplatzkonten erforderlich und auf Geräten müssen Bildschirmsperren aktiviert sein.

Überprüfung: [Unternehmen] wird diese Richtlinie alle sechs Monate überprüfen und Richtlinien basierend auf Feedback und sich entwickelnden Bedürfnissen anpassen.

Vorlage 2: Hybrid-Arbeitsrichtlinie

Zweck: Unterstützung flexibler Arbeitsvereinbarungen bei gleichzeitiger Gewährleistung von Produktivität und Sicherheit.

Zeitplan: Mitarbeiter können bis zu [X Tage pro Woche] remote arbeiten, vorbehaltlich der Genehmigung des Managers. Von Mitarbeitern wird erwartet, dass sie an festgelegten Zusammenarbeitstagen im Büro anwesend sind.

Arbeitsplatz: Mitarbeiter müssen eine ablenkungsfreie Umgebung mit einer zuverlässigen Internetverbindung aufrechterhalten. Homeoffices sollten die Gesundheits- und Sicherheitsstandards von [Unternehmen] erfüllen.

Arbeit vor Ort: Beim Besuch des Büros sollten Mitarbeiter Schreibtische über das [Reservierungssystem] reservieren, um Überbelegung zu vermeiden.

Kommunikation: Mitarbeiter müssen an allen erforderlichen Team-Meetings per Videokonferenz oder persönlich teilnehmen. Tägliche oder wöchentliche Check-ins werden erwartet, um Teams auf dem gleichen Stand zu halten.

Ausgaben: Das Unternehmen erstattet [$X/Monat] für Internet- und Telefonnutzung im Zusammenhang mit Remote-Arbeit. Zusätzliche Ausgaben müssen im Voraus genehmigt werden.

Sicherheit: Um Unternehmenssysteme und Daten zu schützen, müssen Mitarbeiter:

  • Vom Unternehmen genehmigte Antiviren-Software mit aktivierten automatischen Updates verwenden.
  • Sich über Proton VPN mit aktivierten Funktionen „Always-on“ und „Kill Switch“ verbinden.
  • Aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung auf allen Unternehmenssystemen.
  • Ändere die Standard-Router-Passwörter und verwende zu Hause WPA2 oder eine stärkere WLAN-Verschlüsselung.
  • Melde verlorene oder gestohlene Geräte sofort.

Vorlage 3: Sicherheitsorientierte Richtlinie für Remote-Arbeit

Zweck: Schutz sensibler Unternehmensdaten bei gleichzeitiger Ermöglichung von Remote-Arbeit.

Berechtigung: Nur von HR, IT und der Rechtsabteilung genehmigte Rollen dürfen gemäß dieser Richtlinie remote arbeiten.

Sicherheitsanforderungen: Zum Schutz von Unternehmenssystemen und -daten müssen Mitarbeiter:

  • Nur auf vom Unternehmen ausgegebenen und verschlüsselten Geräten arbeiten.
  • Nicht benötigte Anwendungen von Arbeitsgeräten fernhalten.
  • Gerätebildschirme mit starken Passwörtern sperren, wenn sie unbeaufsichtigt sind.
  • Bluetooth ausschalten, wenn es nicht aktiv für die Arbeit benötigt wird.
  • Sich über Proton VPN mit aktivierten Funktionen „Always-on“ und „Kill Switch“ verbinden.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Konten aktivieren und einen vom Unternehmen genehmigten Passwort-Manager (wie Proton Pass) verwenden.
  • Starke, einzigartige Passwörter (mindestens 16 Zeichen) für jedes Konto verwenden.
  • Alle Geräte und Anwendungen automatisch aktualisiert halten, wobei die Festplattenverschlüsselung aktiv sein muss.
  • Standard-Router-Passwörter ändern und das heimische WLAN mit WPA2 oder stärkerer Verschlüsselung sichern.
  • Nur auf die internen Server und Ressourcen zugreifen, die ihrer Rolle zugewiesen sind.
  • Verschlüsselte Plattformen mit Passwortschutz für Gruppenanrufe und Videokonferenzen nutzen.
  • Genehmigte verschlüsselte Apps verwenden, wie Signal für Nachrichten und Proton Mail für E-Mails, mit festgelegten Ablaufdaten für sensible Kommunikation.
  • Das Senden sensibler Informationen über nicht genehmigte Anwendungen vermeiden.
  • Sicherstellen, dass während Videokonferenzen oder der Bildschirmfreigabe kein sensibles Material sichtbar ist.
  • Wachsam gegenüber Phishing- und Social-Engineering-Versuchen bleiben; keine verdächtigen Links oder Anhänge anklicken.
  • Verlorene, gestohlene oder gefährdete Geräte sofort der IT melden.

Compliance: Mitarbeiter müssen [GDPR/CCPA/andere relevante Vorschriften] und alle Richtlinien zum Umgang mit Unternehmensdaten einhalten.

Audits: Die IT prüft Remote-Geräte alle [X Wochen]. Nicht konforme Geräte können von den Unternehmenssystemen ausgeschlossen werden, bis die Probleme behoben sind.

Verstöße: Verstöße gegen diese Richtlinie können zu Disziplinarmaßnahmen führen, bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Richtlinien für Remote-Arbeit

Sobald du einen Entwurf für eine Richtlinie zur Remote-Arbeit erstellt hast, besteht die nächste Herausforderung darin, sie in die Praxis umzusetzen.

Die Einführung in einer Organisation erfordert sorgfältige Planung, Kommunikation und Geduld.

Versuche Folgendes, um den Übergang reibungsloser zu gestalten:

  • Hole abteilungsübergreifenden Input ein: Binde HR, IT, Rechtsabteilung und Management von Anfang an ein.
  • Schule Mitarbeiter: Stelle sicher, dass jeder die Erwartungen an die Remote-Arbeit versteht.
  • Sammle Feedback: Frage Mitarbeiter und Manager, was funktioniert und was nicht.
  • Führe einen Probelauf durch: Wähle eine kleine Gruppe aus, um die neue Richtlinie für Remote-Arbeit zu testen.
  • Verstärke die Richtlinien: Manager sollten sicherstellen, dass jeder die Remote-Richtlinie befolgt.

Häufig gestellte Fragen zur Richtlinie für Remote-Arbeit

Was sollte eine Richtlinie für Remote-Arbeit beinhalten?

Eine Richtlinie für Remote-Arbeit ist der Bauplan dafür, wie dein Team außerhalb der Bürowände funktioniert. Das Wesentliche sind Berechtigung, Arbeitszeiten, Kommunikationsstandards und Sicherheitsprotokolle. Diese vier Bereiche setzen Erwartungen und beseitigen Unklarheiten.

Wie erstelle ich eine erfolgreiche Richtlinie für die Arbeit im Homeoffice?

Beginne mit der Frage, warum du überhaupt Remote-Arbeit anbietest. Geht es um Flexibilität, das Gewinnen von Talenten, Kosteneinsparungen oder all das zusammen? Sobald deine Ziele definiert sind, baue die Struktur darum herum auf. Lege klare Regeln für die Berechtigung, erwartete Arbeitszeiten, Kommunikationskanäle, Ausrüstungsanforderungen und Spesenregelungen fest.

Brauche ich ein VPN für Remote-Arbeit?

Ja, ein Business-VPN bietet mehrere Vorteile für Remote- oder Hybrid-Unternehmen. Für die operative Sicherheit ermöglichen VPNs Organisationen, den Zugriff auf interne Ressourcen mithilfe statischer IPs und dedizierter Server zu beschränken. Proton VPN schützt auch vor Trackern und Malware. Für die geschäftliche Privatsphäre verhindert ein VPN, dass Dritte die Surfaktivitäten der Mitarbeiter sehen, und maskiert ihre IP-Adresse.