Pünktlich bezahlt zu werden, ist einer der wichtigsten Teile der Arbeit als Freiberufler. Wenn du jemals dein eigenes Unternehmen geführt oder Auftragsarbeit für einen Kunden erledigt hast, dann weißt du, wie wichtig es ist, deine Rechnungen zeitnah zu senden.
Wenn du zum ersten Mal einen Freelance-Job beginnst, gibt es einige Dinge, die du wissen solltest – zum Beispiel, dass nicht alle Kunden ihre freien Mitarbeiter pünktlich bezahlen. Sicherzustellen, dass du prompt bezahlt wirst, bedeutet, organisiert zu sein und deine Projektfristen im Auge zu behalten, und dazu gehört auch das Senden einer professionellen Rechnung, wenn sie fällig ist.
Warum die richtige Rechnungs-E-Mail wichtig ist
Eine ordnungsgemäße Rechnung zu senden, liegt in deiner Verantwortung als Inhaber eines kleinen Unternehmens, und sie kann dir helfen, deine finanziellen Vereinbarungen professionell und klar zu kommunizieren, ohne unangenehmes Hin und Her. Die besten Rechnungen reduzieren Zahlungsverzögerungen, vermeiden Geldpannen und dienen als schriftliche Dokumentation für deine persönlichen Finanzunterlagen.
Bist du nicht sicher, wie man eine Rechnung an einen Kunden sendet, oder musst du deine aktuelle auffrischen? Wir haben fünf anpassbare Vorlagen erstellt, die du kopieren, einfügen und in eine E-Mail bearbeiten kannst, damit du wieder an deinem nächsten großen Projekt arbeiten kannst.
Wie man eine Rechnung sendet
Ob es deine erste Rechnung ist oder deine 100., alle E-Mails sollten einem ähnlichen Format folgen. Achte darauf:
- Verwende einen deutlichen Betreff, wie „Rechnung Nr. 0027 – Danis Grafikstudio“.
- Halte deine E-Mail kurz und verweise den Leser schnell auf die angehängte Rechnung.
- Hänge deine Rechnung als PDF an, damit sie leicht lesbar ist.
- Gib alle wesentlichen Zahlungsdetails in deiner Rechnung an, wie z. B. Projekttitel, Stundensatz, Zahlungsmethode (dies kann Routing- und Kontonummern deiner Bank umfassen) und Gesamtbetrag.
- Verwende eine vierstellige Nummer für deine Rechnung, um einen professionellen Ton zu setzen.
Anpassbare Vorlagen für Rechnungs-E-Mails
1. E-Mail-Vorlage für die erste Rechnung
Wann verwenden: Erste Abrechnung mit einem Kunden
Ton: Freundlich und professionell
Betreff: Rechnung Nr. 1001 von [dein Name/Unternehmen]
Hallo [Name des Kunden],
ich habe die Rechnung für [Projekt/Dienstleistung], abgeschlossen am [Datum], angehängt.
Rechnung Nr.: 1001
Fälliger Betrag:
Fälligkeitsdatum:
Zahlungsmethode:
Bitte lass es mich wissen, wenn du Fragen hast. Ich freue mich darauf, bald wieder zusammenzuarbeiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Dein Firmenname]
[Telefonnummer]
2. E-Mail-Vorlage für wiederkehrende Kundenrechnungen
Wann verwenden: Monatliche Abrechnung oder Stammkunden
Ton: Professionell und konsistent
Betreff: Monatliche Rechnung Nr. 2034 – [Monat/Dienstleistung]
Hi [Kundenname],
hier ist die Rechnung für diesen Monat für [Projekt oder Dienstleistung].
Zahlung ist fällig bis [Datum].
Rechnung Nr.:
Betrag:
Zahlungsmethode:
Nochmals vielen Dank für deinen Auftrag. Bitte lass es mich wissen, wenn du Fragen oder Bedenken hast.
Grüße,
[Dein Name]
[Dein Firmenname]
[Telefonnummer]
3. E-Mail-Vorlage für Projektabschlussrechnung
Wann verwenden: Nachdem du ein Projekt oder eine Dienstleistung vollständig abgeschlossen hast
Tonfall: Wertschätzend, aber direkt
Betreffzeile: Abschlussrechnung für [Projekt]
Hallo [Kundenname],
Nochmals vielen Dank für die Gelegenheit, an [Projekt] zu arbeiten.
Ich habe die Abschlussrechnung für die erbrachten Leistungen angehängt.
Rechnungs-Nr.:
Betrag:
Fälligkeitsdatum:
Ich freue mich darauf, in Zukunft wieder mit dir zusammenzuarbeiten.
Alles Gute,
[Dein Name]
[Dein Firmenname]
[Telefonnummer]
4. E-Mail-Vorlage für überfällige Rechnungen
Wann verwenden: Nach Fälligkeit der Zahlung
Tonfall: Bestimmt, aber höflich
Betreffzeile: Überfällige Rechnung Nr. 1002 – sofortige Aufmerksamkeit erforderlich
Hi [Kundenname],
Nur eine kurze Erinnerung, dass Rechnung Nr. 1002 für [Dienstleistung/Projekt] am [Datum] fällig war.
Der offene Gesamtbetrag beläuft sich auf [Betrag] $ und ist derzeit noch unbezahlt.
Tage überfällig: [Anzahl der Tage]
Bitte veranlasse die Zahlung so schnell wie möglich, um Verzugsgebühren zu vermeiden. Wenn du die Zahlung bereits getätigt hast, betrachte diese Nachricht bitte als gegenstandslos.
Gib mir Bescheid, falls es ein Problem gibt oder du eine aktualisierte Rechnung benötigst.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Dein Firmenname]
[Telefonnummer]
5. E-Mail-Vorlage für verspätete Rechnungen
Wann verwenden: Wenn du eine Rechnung verspätet sendest
Tonfall: Höflich, aber offiziell
Betreffzeile: Rechnung Nr. 1004
Hallo [Kundenname],
Ich bitte um Entschuldigung für das späte Senden von Rechnung Nr. 1004. Die Rechnung bezieht sich auf Leistungen für [Projekt] im Zeitraum [Daten]. Ich habe die Rechnung zur Überprüfung angehängt.
Gesamtbetrag fällig:
Neues Fälligkeitsdatum:
Bitte lass mich wissen, wenn du Fragen hast.
Nochmals vielen Dank,
[Dein Name]
[Dein Firmenname]
[Telefonnummer]
Beherrsche die Abrechnung für Kleinunternehmen
Sobald du eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage ausgewählt hast, überprüfe deine Details noch einmal, bevor du sie sendest. Organisiert zu bleiben und den Abrechnungsprozess für Freelancer zu beherrschen, sind wichtige Schritte, um pünktlich bezahlt zu werden.
Sobald du weißt, wie man eine Rechnung sendet, stelle sicher, dass du sie zeitnah sendest, um eine pünktliche Zahlung zu fördern.
Es versteht sich von selbst: Stelle immer sicher, dass deine Zahlungsbedingungen schriftlich vereinbart sind, bevor du die Rechnung sendest oder Dienstleistungen abschließt, und hake bei verspäteter Zahlung konsequent nach.
