Eine großartige E-Mail zu schreiben ist nicht immer schwierig, aber es erfordert ein gewisses Maß an Know-how, bevor du beginnst.

Das liegt daran, dass die Art und Weise, wie du eine formelle und informelle E-Mail schreiben würdest, von Person zu Person stark variiert. Denk darüber nach: Du würdest eine E-Mail, in der du deinen Chef um eine Gehaltserhöhung bittest, nicht genauso schreiben, wie du deiner Softball-Liga über die Team-Happy-Hour nach dem Schlagtraining mailen würdest.

Es ist wichtig zu wissen, wie man eine E-Mail für das richtige Publikum schreibt, und zu überlegen, mit wem du kommunizierst und wie deine Nachricht rüberkommen soll, bevor du überhaupt anfängst.

Ob du dich für einen Job bewirbst, bei einem Kollegen nachfasst, versuchst, einen Deal über ein Vintage-Set von Sammelspielkarten auszuhandeln, oder mit deinem Versicherungsvertreter korrespondierst: Zu wissen, wie man eine E-Mail schreibt, kann dir helfen, zu kommunizieren und das, was du brauchst, schnell und effizient zu bekommen.

Aber bevor du deine E-Mail schreibst, musst du das grundlegende E-Mail-Format verstehen, also all die verschiedenen Elemente, die zum Aufbau einer effektiven E-Mail gehören. Schließlich willst du, dass der Leser deine Nachricht tatsächlich öffnet – und, nun ja, liest.

Dieser Artikel deckt alle Grundlagen ab, wie man eine ordentliche E-Mail schreibt: das Schreiben einer aufmerksamkeitsstarken Betreffzeile, eines starken Einstiegs, eines prägnanten E-Mail-Textes und eines selbstbewussten, aber freundlichen Schlusses.

Um die Dinge einfacher zu machen, haben wir auch anpassbare E-Mail-Vorlagen für gängige Situationen beigefügt, um dir den Einstieg zu erleichtern.

Starte mit der richtigen E-Mail-Adresse

Deine E-Mail-Adresse ist eines der wichtigsten Dinge, die du berücksichtigen solltest, wenn du mit dem E-Mail-Schreiben beginnst. Wenn du es gewohnt bist, eine kitschige persönliche E-Mail-Adresse wie fussballtyp312@hotmail.com zu verwenden, ist es Zeit für eine neue benutzerdefinierte E-Mail-Domain.

Das liegt daran, dass deine E-Mail-Adresse einen großen Unterschied darin machen kann, wie du wahrgenommen wirst, besonders wenn du dich für einen Job bewirbst oder E-Mails an Kunden in offiziellen Angelegenheiten schreibst. Selbst wenn deine E-Mail nicht formell ist, wird dein Empfänger deine Nachricht wahrscheinlich mit mehr Dringlichkeit betrachten, wenn sie von einer professionell klingenden E-Mail-Adresse stammt. Also wirf die Highschool-E-Mail weg und hol dir deine eigene benutzerdefinierte E-Mail-Domain.

Schreibe eine klare, befehlende Betreffzeile

In einem typischen E-Mail-Format ist deine Betreffzeile der erste Eindruck des Empfängers von dir und deiner Nachricht. In Anbetracht der Macht, die deine Betreffzeile hat, sollte sie prägnant und direkt sein und dem Leser einen starken Grund geben, deine Nachricht zu öffnen.

Beim Schreiben eines Betreffs kann es vorteilhaft sein, eine kurze Handlungsaufforderung oder einen Zeitpunkt einzufügen, bis zu dem du eine Antwort erwartest, falls nötig. Anstatt nur „Followup“ zu schreiben, erwäge so etwas wie „Meeting-Followup: Antwort bis [Datum] benötigt“.

Wenn du deine Betreffzeile schreibst, denke daran:

  • Halte sie unter 10 Wörtern.
  • Mache dein Thema klar. Ist es ein Follow-up? Eine Jobanfrage? Eine Frage an einen Kollegen?
  • Füge bei Bedarf eine Handlungsaufforderung oder ein Antwortdatum hinzu.
  • Sei spezifisch, damit deine E-Mail nicht zwischen den anderen untergeht.

Beispiele:

  • „Berichtsprüfung: Feedback bis Freitag benötigt“
  • „Follow-up: Notizen zum Dienstags-Meeting“
  • „Anfrage für ein Gespräch Mo oder Di“

Eröffne mit einer höflichen Begrüßung

Beim E-Mail-Schreiben solltest du deine E-Mail immer mit einer höflichen Begrüßung beginnen. Wenn du den Namen und Titel des Empfängers kennst, ist hier der Platz, ihn zu verwenden. Wenn nicht, verwende einen allgemeinen, aber professionellen Einstieg.

Beispiele:

  • „Sehr geehrter Dr. Smith,“
  • „Hallo Maggie,“
  • „An das Kundensupport-Team,“
  • „Sehr geehrter Personalverantwortlicher,“

Stelle dich vor (falls nötig)

Wenn dein E-Mail-Empfänger nicht weiß, wer du bist, stelle dich kurz vor. Füge deinen Namen, deinen Titel und einen kurzen Satz hinzu, der erklärt, wer du bist und warum du ihn kontaktierst.

Wenn ihr euch bereits getroffen habt, musst du dich vielleicht nicht vorstellen; wenn du den Empfänger jedoch nur kurz getroffen hast, gehört es im Allgemeinen zum guten Ton, dich erneut vorzustellen, bevor du mit deiner Nachricht loslegst.

Beispiel:

„Mein Name ist Stacey Williams und ich bin Grafikdesignerin aus Tucson, AZ. Ich melde mich bezüglich der offenen Stelle für einen tierärztlichen Assistenten.“

Nenne den Zweck deines Schreibens

Niemand mag eine E-Mail, die zu lange braucht, um auf den Punkt zu kommen. Ordentliches E-Mail-Schreiben sollte den Leser in den ersten Zeilen wissen lassen, warum du ihn kontaktierst.

Kennst du deinen Empfänger? Ist er ein Vorgesetzter, Freund oder Kunde? Die Art und Weise, wie du deine E-Mail schreibst, kann sich je nach Zielgruppe ändern, aber es ist klug, deinen Ton und Zweck früh festzulegen.

Unten sind einige Beispiele, wie man eine ordentliche E-Mail schreibt, die ihren Zweck schnell am Anfang des E-Mail-Textes festlegt:

Allgemeine Frage: „Ich schreibe heute, um mich nach der Frist am Dienstag zu erkundigen…“

Vorstellung: „Ich wollte mich als kürzliche Neueinstellung des Teams vorstellen…“

Bereitstellung von Informationen: „Ich schreibe, um dir ein Update zu deinem Geschäftskredit zu geben…“

Follow-up: „Ich wollte an unser Telefonat von letzter Woche anknüpfen…“

Anfrage: „Ich habe mich gefragt, ob du ein Empfehlungsschreiben verfassen könntest…“

Denke daran, wie du den Ton am Anfang der E-Mail setzt, kann bestimmen, ob dein Empfänger deine E-Mail liest und zeitnah antwortet – oder sie in den Papierkorb verschiebt.

Füge eine klare Handlungsaufforderung (CTA) ein

Dein E-Mail-Empfänger muss wahrscheinlich Hunderte von E-Mails durchsehen, einschließlich deiner. Laut der E-Mail-Marketing-Firma Litmus verbringt die durchschnittliche Person zwischen neun und 14 Sekunden damit, eine E-Mail zu lesen(neues Fenster). Das ist nicht viel Zeit, um deine Nachricht rüberzubringen.

Wenn du jemandem mit einer bestimmten Bitte mailst, lass deinen Leser genau wissen, was er als Nächstes tun muss. Es ist nicht notwendig, eine wortreiche, langweilige E-Mail zu schreiben – sei direkt darin, was du willst (auch bekannt als deine Handlungsaufforderung), und komm so früh wie möglich zu deinem CTA. Ohne ihn könnte sich deine E-Mail richtungslos anfühlen, und dein Leser könnte ganz auf eine Antwort verzichten.

Beispiele:

  • „Hast du diese Woche Zeit für ein Telefonat? Lass es mich wissen.“
  • „Bitte prüfe den Bericht und sende etwaiges Feedback bis Freitag.“
  • „Habe ich deine Genehmigung, mit diesem Projekt fortzufahren?“

Verbinde es mit einem freundlichen Schluss

Dein Schluss ist dein letzter Eindruck – die letzte Chance, dich bemerkbar zu machen, was hoffentlich eine Antwort von deinem Empfänger hervorruft. Danke dem Leser für seine Zeit, erinnere ihn an deinen CTA und schließe mit einer Verabschiedung, die zum Ton deiner E-Mail passt.

Häufige Verabschiedungen:

  • Freundliche Grüße,
  • Danke für deine Zeit,
  • Ich freue mich auf deine Antwort,
  • In Dankbarkeit,
  • Hochachtungsvoll,

Füge eine professionelle E-Mail-Signatur hinzu

Eine effektive Signatur lässt den Leser wissen, wer du bist und wie man dich kontaktiert. Stelle sicher, dass du immer folgendes angibst:

  • Deinen Vor- und Nachnamen
  • Jobtitel
  • Firma
  • Kontaktinformationen

Korrekturlesen vor dem Senden

Es ist leicht, einen Tippfehler in deine E-Mail einzubauen – und es ist noch einfacher, ihn zu übersehen. Deshalb ist es entscheidend, Korrektur zu lesen, bevor du deine E-Mail sendest, besonders in einem professionellen Umfeld. Stelle sicher, dass du deine Rechtschreibung, Grammatik und den Namen der Person überprüfst, der du schreibst. Den Namen von jemandem falsch zu schreiben, ist einer der schnellsten Wege, nicht die gewünschte Antwort zu erhalten.

Nutze Proton Scribe, deinen persönlichen Schreibassistenten

Tools wie Proton Scribe können dir helfen, den Ton deiner E-Mail zu überprüfen und Tippfehler zu finden, bevor es zu spät ist. Es kann dir sogar helfen, deine Nachricht zu formatieren und genau die richtigen Worte zu finden, damit du im Handumdrehen lernen kannst, wie man eine ordentliche E-Mail schreibt. Proton Mails integrierter Assistent, Scribe, kann dir helfen:

  • Klare und professionelle E-Mails zu verfassen
  • Grammatik- und Rechtschreibfehler zu finden
  • Deinen Ton in deiner gesamten Nachricht konsistent zu halten
  • Zeit beim Entwerfen und Bearbeiten zu sparen

Am wichtigsten ist, dass Proton Scribe mit Blick auf deine Privatsphäre entwickelt wurde. Im Gegensatz zu anderen Schreibassistenten kann Scribe lokal ausgeführt werden, sodass deine sensiblen Informationen niemals deinen Laptop verlassen.

5 gebrauchsfertige E-Mail-Vorlagen

1. Meeting-Followup

Betreff: Followup: Meeting-Zusammenfassung und nächste Schritte

Hallo [Name],

Danke für die Teilnahme am Team-Meeting letzte Woche. Ich habe eine kurze Zusammenfassung des Meetings angehängt und muss am Montag eine abschließende Projektprüfung durchführen.

Bitte schau dir die Liste an und lass mich wissen, ob du bis dahin etwas hinzufügen möchtest.

Freundliche Grüße,
[Dein Name und Signatur]

2. Jobbewerbungen

Betreff: Bewerbung für [Titel]

Sehr geehrte(s) [Firmenname],

Mein Name ist [Name] und ich schreibe, um mein Interesse an der Position als [Titel] bei [Firma] auszudrücken. Ich habe meinen Lebenslauf und mein Marketing-Portfolio zu Ihrer Prüfung angehängt.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie zusätzliche Informationen benötigen. Ich bin gespannt, mehr über diese Gelegenheit zu hören.

Hochachtungsvoll,
[Dein Name und Signatur]

3. Anfrage für Feedback

Betreff: Feedback bis [Datum] erbeten

Hallo [Name],

Ich habe einen Entwurf des [Projektname] angehängt und würde mich über etwas Feedback freuen. Könntest du bei Gelegenheit einen Blick darauf werfen und mir bis [Datum] deine Gedanken mitteilen?

Danke,
[Dein Name und Signatur]

4. Ein Meeting planen

Betreff: Planung eines Telefonats für diese Woche

Hallo [Name],

Hast du diese Woche Zeit für ein kurzes Telefonat, um [Thema] zu besprechen? Ich bin am [Datum und Uhrzeit einfügen] verfügbar.

Lass mich wissen, was für dich am besten passt, ich kann flexibel sein.

Danke,
[Dein Name und Signatur]

5. Allgemeine Vorstellungen

Betreff: Grüße von [Dein Name]

Hallo [Name],

Mein Name ist [dein Name], und ich bin ein [Titel] bei [Unternehmen]. Ich bin auf deine E-Mail-Adresse gestoßen, als ich zu [Betreff] recherchiert habe, und wollte mich vorstellen.

Ich bin daran interessiert, mehr darüber zu erfahren, wie du zu [Betreff] gekommen bist. Ist das ein guter Weg, dich zu erreichen?

Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name und Signatur]

FAQ: Bessere E-Mails schreiben

  1. Wie lang sollte eine E-Mail sein?
    Deine E-Mail-Nachrichten sollten typischerweise kurz und bündig sein. Denke daran, dass die durchschnittliche Person weniger als 15 Sekunden damit verbringt, eine E-Mail zu lesen. Wenn deine Nachricht zu lang ist, wird sie wahrscheinlich nicht gelesen.
  2. Kann ich Emojis oder Ausrufezeichen verwenden?
    Wenn der Ton informell ist und du dein Publikum kennst, sind Emojis und Ausrufezeichen wahrscheinlich in Ordnung. Aber bei professionellen E-Mails solltest du Emoticons und unnötige Ausrufezeichen überspringen, da sie zu eifrig oder lässig wirken können.
  3. Was sollte ich in einer professionellen E-Mail vermeiden?
    Wie bereits erwähnt, sollten Emojis und Ausrufezeichen in professionellen E-Mail-Einstellungen vermieden werden. Es ist auch klug, Slang und allzu lässige Begrüßungen und Schlussformeln zu vermeiden.
  4. Wie kann ich besser im E-Mail-Schreiben werden?
    Du kennst das Sprichwort: Übung macht den Meister. Aber eine E-Mail zu schreiben kann herausfordernd sein, besonders wenn du nervös bist, einen Job zu bekommen oder um etwas Wichtiges wie eine Gehaltserhöhung zu bitten. Die Verwendung von Tools wie Proton Scribe kann den Druck nehmen, wenn du gerade erst lernst, wie man eine E-Mail schreibt, indem es dich beim richtigen E-Mail-Schreibformat, Korrekturlesen und mehr unterstützt.

Schreibe bessere – und sicherere – E-Mails mit Proton

Zu lernen, wie man eine E-Mail schreibt, ist eine wichtige Fähigkeit – aber zu wissen, wie man seine Daten sicher und geschützt hält? Das ist unerlässlich.

Mehr als 100 Millionen Menschen und Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen Proton Mail ihre tägliche Kommunikation und wichtige geschäftliche Korrespondenz an.

Erstellt von Nuklearwissenschaftlern, die den Bedarf an einer E-Mail-Plattform sahen, bei der die Privatsphäre an erster Stelle steht, ist Proton ein in der Schweiz ansässiger, Ende-zu-Ende-verschlüsselter E-Mail-Anbieter, der durch einige der weltweit strengsten Gesetze zur Privatsphäre gestützt wird.

Im Gegensatz zu anderen E-Mail-Anbietern, die deine Daten an Marketingunternehmen verkaufen, hat niemand außer dir Zugriff auf deine persönlichen Informationen, wenn du Proton Mail verwendest. Nicht einmal wir.

Und wir suchen immer nach Wegen, uns zu verbessern – sei es durch Tools, die dir helfen können, bessere E-Mails zu schreiben, wie Scribe – oder mit unserer Suite von Produkten, bei denen die Privatsphäre an erster Stelle steht, wie Proton Drive (verschlüsselter Speicher, um deine Dateien sicher und geschützt zu halten) und Proton Calendar (um deine wichtigen Zeitpläne und Termine zu schützen).

Wenn du bereit bist, der Zukunft der Internet-Privatsphäre beizutreten und die Kontrolle über deine Daten zurückzuerlangen, registriere dich noch heute für ein kostenloses Proton Mail-Konto.